Page 51 -
P. 51
ิ
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ู
้
ุ
ู
ิ
รางวัล
กระบวนการใหม่ ประเภทนวัตกรรมบริการ ความตั้งใจ
บทสรุปสำหรับผู้บริหาร (Executive Summary)
1. ปัญหา/สาเหตุ/ที่มาของการให้บริการ
งานกิจกรรมนิสิต เป็นหน่วยงานที่ดูแลการทำกิจกรรมพร้อมทั้งให้คำปรึกษา แนะนำ และดูแล
กระบวนการขออนุมัติโครงการและรายงานผลการดำเนินงานขององค์กรกิจกรรมนิสิต ซึ่งมีมากถึง 250
โครงการต่อปีการศึกษา โดยการใช้ระบบเอกสาร ขออนุมัติโครงการและรายงานผลการดำเนินงานแบบดั้งเดิม
ทำให้กระบวนการขออนุมัติล่าช้าและยุ่งยาก ส่งผลกระทบต่อทั้งนิสิตและบุคลากรที่ต้องเสียเวลาในการยื่นและ
ติดตามเอกสารจากหลายหน่วยงาน ซึ่งส่งผลให้เกิดปัญหาและความล่าช้าหลายประการ ได้แก ่
ความซับซ้อนของขั้นตอน: โครงการต้องผ่านการพิจารณาจากหลายบุคคลหลายหน่วยงาน ทำให้เกิด
ความล่าช้าในการอนุมัติ
ความผิดพลาดในการจัดทำเอกสาร: การเขียนโครงการด้วยมือหรือการพิมพ์ด้วย Word ทำให้เกิด
ความผิดพลาดได้ง่าย เช่น กรอกข้อมูลผิด ข้อมูลไม่ครบ ปัญหาจัดหน้ากระดาษ เป็นต้น
การสูญหายของเอกสาร: การใช้เอกสารกระดาษทำให้มีความเสี่ยงต่อการสูญหายหรือชำรุดของ
เอกสาร
ปัญหาการติดตามสถานะ: นิสิตและบุคลากรต้องใช้เวลาในการติดตามสถานะของโครงการ
ปัญหาการวิเคราะห์ข้อมูลที่ยากลำบาก: ข้อมูลที่เก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษ ทำให้ยากต่อการนำมา
วิเคราะห์เพื่อพัฒนากิจกรรมในอนาคต
ปัญหาเหล่านี้มีความยุ่งยากซับซ้อนเนื่องจากเกี่ยวข้องกับทั้งนิสิต อาจารย์ และบุคลากรกองพัฒนา
นิสิต ด้วยความซับซ้อนของปัญหาและผลกระทบที่เกิดขึ้น จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปรับเปลี่ยนการ
ให้บริการ โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความผิดพลาด
และยกระดับคุณภาพการให้บริการแก่นิสิตและบุคลากรของมหาวิทยาลัย
45
