Page 148 -
P. 148
้
ู
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ิ
ุ
ู
ิ
รางวัล
กระบวนการใหม่ ประเภทนวัตกรรมบริการ ความตั้งใจ
ข้อคำถาม
มิติที่ 1 การวิเคราะห์ปัญหา
1. สภาพปัญหา ที่มา และสาเหตุของปัญหาเป็นอย่างไร
ในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว รวมถึงการพัฒนาเทคโนโลยีด้านการอนุมัติ หรือ
อนุญาตที่มีการเปลี่ยนแปลงไป ผู้บริโภคในปัจจุบันมีการตอบสนองต่อเทคโนโลยี เช่น การขอเอกสารผ่านช่องทาง
Online Digital Platform, การทำธุรกรรมทางการเงิน หรือการซื้อ–ขายสินค้าผ่าน Application เป็นต้น
ภาคเอกชนและภาครัฐจึงมีการแข่งขันค่อนข้างสูงเพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บริโภค สำนักงานบริหาร
ทรัพย์สินเป็นหน่วยงานจัดหารายได้และสิทธิประโยชน์ให้แก่มหาวิทยาลัย มีผู้เช่าที่ดินและอาคารราชพัสดุ ภายใต้
การดูแลกว่า 200 ร้าน อาคารที่พักอาศัยบุคลากร ซอยพหลโยธิน 45 หลังที่ 1 และ 2 จำนวน 290 ห้อง และ
อาคารที่พัก KU Home ซึ่งเปิดบริการจำนวน 100 ห้อง จึงต้องมีการจัดหาระบบบริหารจัดการพื้นที่เช่าครบวงจร
เนื่องจากเดิมข้อมูลได้แก่ ฐานข้อมูลลูกค้าหรือบริษัท อัตราค่าเช่า นิติกรรมสัญญา รายได้ ถูกจัดเก็บในรูปแบบ
เอกสาร แยกตามงานที่รับผิดชอบข้อมูลถูกจัดสรรอย่างไม่เป็นระบบ สูญหาย การเรียกดูข้อมูลรวมจึงทำได้ยาก
ต่อมาจึงพัฒนาจัดเก็บในรูปแบบ Excel และ พัฒนาจัดเก็บรูปแบบ Google Sheet พร้อมกำหนดสิทธิ์ในการ
เข้าถึงข้อมูลเฉพาะผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง
ี
ทั้งนี้กระบวนการเดิมมการใช้กระดาษและพื้นที่จัดเก็บเอกสารเป็นจำนวนมาก อีกทั้งมีความเสี่ยงในด้าน
ของการเผยแพร่ข้อมูลด้วยลิงก์ ซึ่งข้อมูลมีความละเอียดอ่อนหากถูกเผยแพร่ หรือการละเมิดข้อมูลโดยมิชอบจะ
ส่งผลต่อภาพลักษณ์ชื่อเสียง และความเชื่อมั่นของมหาวิทยาลัย อีกทั้ง Google Sheet มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนหลาย
คนในการทำการแก้ไขข้อมูลจึงเกดข้อผิดพลาด รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลสามารถทำได้เพียงการวิเคราะห์พนฐาน
ิ
ื้
ื่
เท่านั้นไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจ และเจ้าหน้าที่ต้องปรับปรุงข้อมูลอยู่เสมอเพอให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน พนที่ในการ
ื้
จัดเก็บข้อมูลมีจำนวนจำกัด (15 GB) ซึ่งไม่เพียงพอต่อการจัดเก็บข้อมูล ในด้านของการเงินต้องรอสรุปข้อมูลผู้เช่า
และข้อมูลสาธารณูปโภคจากฝ่ายจัดหารายได้และสิทธิประโยชน์ เพื่อเปรียบเทียบฐานข้อมูลด้านการเงิน เมื่อ
ข้อมูลถูกต้องจึงจัดทำใบแจ้งหนี้และส่งเอกสารใบแจ้งหนี้ให้กับผู้เช่า ออกใบเสร็จรับเงิน และ ทำการบันทึกข้อมูล
เลขที่ เล่มที่ใบเสร็จ ลงบนฐานข้อมูล Google Sheet อีกครั้งส่งเกิดความล่าช้า การอัพเดทข้อมูลที่ไม่สอดคล้อง
กันเนื่องจากต้องปรับปรุงข้อมูลหลายครั้ง เป็นการปฏิบัติงานซ้ำซ้อน ใช้กระดาษโดยไม่จำเป็น โดยหน่วยงาน
142
