Page 149 -
P. 149
ู
ิ
ิ
ุ
้
ู
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ข้อคำถาม
มีการเบิกกระดาษ A4 โดยประมาณเดือนละ 10 ลัง จำนวนรวมตลอดปีงบประมาณทั้งสิ้น 120 ลัง สูญเสีย
กระดาษมากกว่า 300,000 ใบด้วยกัน
2. ปัญหามีขอบเขตหรือผลกระทบต่อผู้รับบริการ หรือต่อหน่วยงาน/ส่วนงาน/มหาวิทยาลัย
ส่งผลกระทบต่อผู้รับบริการ จากการสอบถามผู้เช่ารายเดิม และรายใหม่ที่มาติดต่อหน่วยงาน ลูกค้า
มีความต้องการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e – invoice) และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e – receipt) เนื่องจาก
ั
เดิมได้รับใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จในรูปแบบกระดาษ โดยเจ้าหน้าที่จัดส่งให้แก่ร้านค้าและห้องพก เกิดการสูญหาย
และได้รับเอกสารล่าช้าเนื่องจากผู้เช่า ฯ ไม่ได้รับเอกสารเองโดยตรง นอกจากนี้ยังพบว่ามีความเสี่ยงที่เกิดจากการ
ปฏิบัติงาน Error โดยเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย เช่น ผู้เช่าลงมาขอรับใบแจ้งหนี้ที่เคาเตอร์อาคารที่พักอาศัย
บุคลากร อาจจะมีการมอบเอกสารผิด ส่งผลให้ข้อมูลค่าใช้จ่ายถูกเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาตจากเจ้าของสัญญา
รวมทั้งใบเสร็จที่มีการใส่ไว้ในตู้ Mail Box ของอาคาร อาจเกิดความผิดพลาดและสูญหาย อีกทั้งทางมหาวิทยาลัย
ไม่สามารถออกใบเสร็จใหม่ได้ จึงทำให้ชำระค่าเช่าล่าช้ากว่ากำหนด นอกจากนี้ยังพบว่ามีข้อมูลผิดพลาดจึงขาด
ความเชื่อมั่นในกระบวนการด้านการเงิน ต้องสอบถามเจ้าหน้าที่โดยตรงก่อนการชำระเงิน หากหน่วยงานบริหาร
จัดการไม่มีประสิทธิภาพ ขาดมาตรฐาน ร้านค้ามีโอกาสยกเลิกสัญญา หรือพื้นที่เช่า ฯ มหาวิทยาลัยอาจสูญเสีย
กลุ่มผู้รับบริการหลักไป และส่งผลกระทบต่อร้านค้า หรือพื้นที่เช่า ฯ อื่นๆข้างเคียงที่ได้รับประโยชน์จากกลุ่ม
ลูกค้าผู้รับบริการเหล่านี้เช่นเดียวกัน
ส่งผลกระทบต่อชื่อเสียง ความเชื่อมั่น ความภักดี และรายได้ของมหาวิทยาลัย
นอกเหนือจากการบริการทางด้านการเรียนการสอน องค์กรระดับมหาวิทยาลัยในประเทศไทย มีการปรับ
กลยุทธ์และแนวทางในการดำเนินการเพื่ออำนวยความสะดวกแก่นิสิต ผู้ปกครอง และประชาชน ด้วยการ
จัดบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า เช่น การจัดหาร้านค้า, การจัดแหล่งที่พัก (Accommodation),
แหล่ง Community Mall ขนาดย่อม เป็นต้น พร้อมมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง เพื่อตอบสนอง
ลูกค้าในองค์กรของตน ผู้ประกอบการ และผู้เช่าฯ ภายในมหาวิทยาลัยจึงมีทางเลือกที่หลากหลาย หากไม่
สามารถรักษาลูกค้าไว้ได้ก็จะส่งผลต่อการจัดหารายได้ของมหาวิทยาลัย และสูญเสียบริการที่ตอบสนองความ
ต้องการของนิสิต บุคลากร และประชาคม มก. การจัดหาเทคโนโลยีที่ครอบคลุมการจัดการพื้นที่เช่าฯ เพื่อช่วย
ลดเวลาและขั้นตอนในการทำงาน รวมถึงป้องกันการสูญเสียของกระดาษ และลดข้อผิดพลาดของระบบฐานข้อมูล
เข้ามาใช้ในการดำเนินงานจึงเป็นตัวแปรสำคัญในการบริหารจัดการ และการรักษาลูกค้าให้คงอยู่กับองค์กร
(Customer Retention)
มิติที่ 2 แนวทางการแก้ไขปัญหาและการนำไปปฏิบัติ
3. มีหลักการและแนวคิดที่ใช้ในการออกแบบพัฒนาผลงานอย่างไร
การออกแบบผลงานต่อยอดจากนโยบายมหาวิทยาลัยสีเขียว (Green University) และความเป็นกลาง
ทางคาร์บอน (Carbon Neutrality) สนับสนุนนโยบายลดโลกร้อนของประเทศ "KU Goes Green and
Carbon Neutrality" ปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน ลดการใช้กระดาษที่ไม่จำเป็น แก้ไขปัญหา
143
