Page 43 -

้
ิ
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ู
ุ
ู
ิ

3) ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพการให้บริการ โดยมีการโทรสอบถามเพื่อติดตามผลการอนุมัติจาก

เจ้าหน้าที่กองวิเทศสัมพันธ์บ่อยครั้ง ซึ่งเจ้าหน้าที่ต้องใช้ระยะเวลาในการค้นหาเอกสารค่อนข้างนาน หรืออาจ
ต้องให้ผู้สอบถามโทรไปสอบถามเจ้าหน้าที่กองทรัพยากรมนุษย์อีกต่อหนึ่ง เนื่องจากเจ้าหน้าที่กองวิเทศ

สัมพันธ์ไม่สามารถตอบข้อมูลแทนเจ้าหน้าที่กองทรัพยากรมนุษย์ได้ ทั้งนี้ เนื่องมาจากกระบวนการอนุมัติ

เดินทางมีการขออนุมัติหลายประเภท และมีการขออนุมัติบางประเภทที่ต้องผ่านทั้งสองหน่วยงาน ได้แก่ การ
ขออนุมัติโครงการ การกลั่นกรองให้ความเห็นชอบโครงการผู้รับผิดชอบคือกองวิเทศสัมพันธ์ จากนั้นส่งเรื่อง

ไปอนุมัติโครงการที่กองทรัพยากรมนุษย์ การอนุมัติบุคลากร ผู้รับผิดชอบคือ กองทรัพยากรมนุษย์ และการขอ
อนุมัตินิสิต ผู้รับผิดชอบคือ กองวิเทศสัมพันธ์

ตัวอย่าง เช่น กรณีนิสิตเดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศภายใต้โครงการที่คณะเป็นผู้

จัด คณะต้องยื่นเรื่องขออนุมัติเดินทางฯ 3 เรื่อง คือ ขออนุมัติโครงการ ขออนุมัติบุคลากร (กรณีที่มีอาจารย์/
เจ้าหน้าที่เดินทางไปกับนิสิต) และขออนุมัตินิสิต

ทั้งนี้ จะต้องได้รับการอนุมัติให้ดำเนินโครงการก่อน จึงจะขออนุมัติบุคลากรและนิสิตได้ ดังนั้น
จะเห็นได้ว่าในขั้นตอนการดำเนินงานค่อนข้างซับซ้อน และมีความเกี่ยวข้องกันระหว่างหลายหน่วยงาน

4.) การนำข้อมูลการไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของบุคลากร และนิสิตไปใช้ประโยชน์

ทำได้ยาก เนื่องจากรูปแบบ หรือ fieldในการเก็บข้อมูลของทั้งสองหน่วยงานต่างกัน เป็นไปตามการความ
ต้องการใช้ข้อมูลของหน่วยงานนั้น ๆ ทำให้ข้อมูลไม่มีความเป็นเอกภาพ

2. การดำเนินการ (วิธีการ/รูปแบบ/จุดเด่นของผลงาน)

2.1 มีการหารือ กำหนดแนวทางในการพัฒนาร่วมกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานกองวิเทศสัมพันธ์ และกอง

ทรัพยากรมนุษย์ เพื่อพัฒนาระบบขออนุมัติเดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศที่ทั้งสอง
หน่วยงานใช้ร่วมกันได้

2.2 ศึกษาขั้นตอนการทำงาน และรวบรวมความต้องการในการใช้งานระบบจากเจ้าหน้าที่ทั้งสอง

หน่วยงาน ออกแบบระบบ เขียนเป็น work flow ในภาพรวม จากนั้นจ้างบริษัทในการพัฒนาระบบ ซึ่งระบบนี้
เป็นหนึ่งในโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่องานวิเทศสัมพันธ์

2.3 ระบบขออนุมัติเดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศ มีจุดเด่นดังนี้
2.3.1 มีการจัดทำคำอธิบายเกี่ยวกับขั้นตอนการขออนุมัติ หน่วยงานที่รับผิดชอบ และ

เอกสารที่ใช้ประกอบการขออนุมัติทุกประเภท ให้ผู้ยื่นเรื่องได้ศึกษา ทำความเข้าใจ

ก่อนการยื่นเรื่องในระบบ
2.3.2 รวมการยื่นเรื่องขออนุมัติเดินทางทุกประเภทอยู่ในระบบเดียวกัน (ลิงค์เดียวกัน) ไม่

ว่าจะเข้าใช้บริการจากทางเว็บไซด์ของกองวิเทศสัมพันธ์ หรือของกองทรัพยากร
มนุษย์ก็จะมาที่ลิงค์นี้ช่วยให้ผู้ใช้บริการเข้าใจง่าย ลดความสับสน

2.3.3 ลดการตอบข้อซักถามของเจ้าหน้าที่ โดยผู้ยื่นเรื่องสามารถติดตามเรื่องได้ด้วยตนเอง

โดยมีอีเมลจากระบบแจ้งผลการอนุมัติไปยังผู้ยื่นเรื่อง และที่เมนูติดตามงาน จะ

37