Page 42 -
P. 42
ิ
ุ
้
ิ
ู
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ู
รางวัลดีเยี่ยม
กระบวนการใหม่ ประเภทนวัตกรรมบริการ
บทสรุปสำหรับผู้บริหาร (Executive Summary)
1. ปัญหา/สาเหตุ/ที่มาของการให้บริการ
เมื่อมีความต้องการข้อมูลการไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของนิสิตและบุคลากร
(Outbound Students และOutbound Staff) เพื่อใช้ประโยชน์ในกิจการต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย อาทิ การ
รายงานตามตัวชี้วัดการจัดอันดับมหาวิทยาลัยโลก (Ranking, Rating) การรายงานตามตัวชี้วัดยุทธศาสตร์ของ
มหาวิทยาลัย การใช้ข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารในการกำหนดแนวทางการดำเนินงาน การ
จัดทำสื่อประชาสัมพันธ์ และอื่น ๆ หน่วยงานที่ต้องการใช้ข้อมูลจะต้องเวียนขอข้อมูลการไปทำกิจกรรมทาง
วิชาการในต่างประเทศของบุคลากรและนิสิต ไปยังส่วนงานต่าง ๆ ตามความต้องการใช้ข้อมูล จากการ
ปฏิบัติงานของกองวิเทศสัมพันธ์พบว่า การรวบรวมข้อมูลกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของนิสิต
(outbound students) นั้นประสบปัญหาข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่มีความเป็นเอกภาพ ไม่มีผู้รับผิดชอบที่
ชัดเจน และการรายงานไม่เป็นระบบ จึงมีความต้องการพัฒนากระบวนงาน และประสิทธิภาพการ
ให้บริการ โดยมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับภารกิจนี้สองหน่วยงานได้แก่ กองวิเทศสัมพันธ์ และกองทรัพยากร
มนุษย์ที่ทำหน้าในการกลั่นกรองเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติการเดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศ
ของนิสิต และบุคลากร โดยรายละเอียดของปัญหา มีดังนี้
1) ข้อมูลไม่รวมศูนย์ เนื่องจากมหาวิทยาลัยไม่มีข้อบังคับหรือแนวปฏิบัติในกรณีผู้มีสถานภาพนิสิต
เดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศให้ต้องขออนุมัติการเดินทางจากหน่วยงานกลางของ
มหาวิทยาลัยโดยอธิการบดีมอบอำนาจการอนุมัติ ดังนั้นบางส่วนงานผู้บริหารส่วนงานจะเป็นผู้อนุมัติการ
เดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของนิสิตเอง ข้อมูลจึงไม่มารวมศูนย์ที่กองวิเทศสัมพันธ์ การ
นำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์ หรือกำหนดแนวทางดำเนินงานด้านต่างประเทศจึงไม่สามารถสะท้อนสถานะที่เป็นจริง
ได้
2) การบันทึกข้อมูลทำได้ล่าช้า และมีโอกาสผิดพลาดสูง ในการบันทึกข้อมูลการไปทำกิจกรรมทาง
้
วิชาการในต่างประเทศของนิสิตในขณะนั้น เจ้าหน้าที่กองวิเทศสัมพันธ์จะทำการบันทึกขอมูลลงในไฟล์ excel
ซึ่งต้องใช้เวลาในการบันทึกมาก เนื่องจากข้อมูลมีรายละเอียดจำนวนมาก และมีโอกาสที่จะบันทึกข้อมูล
ผิดพลาด เช่น ชื่อนิสิต ลักษณะกิจกรรม ชื่อสถาบันการศึกษาต่างประเทศ ชื่อประเทศ เป็นต้น
36
