Page 86 -
P. 86
ิ
ู
ิ
้
ู
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ุ
รางวัลดี
กระบวนการที่มีการต่อยอด ประเภทนวัตกรรมบริการ
ข้อคำถาม
มิติที่ 1 การวิเคราะห์ปัญหา
1. ปัญหาจากการวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมจากแหล่งต่าง ๆ ของหน่วยงานเอง
เนื่องจากสำนักงานกฎหมายมีงานคดีที่อยู่ในความรับผิดชอบเป็นจำนวนมาก และงานคดี มีการจำแนก
ประเภทของคดี เช่น คดีปกครอง คดีอาญา คดีทรัพย์สินทางปัญญา และคดีล้มละลาย ซึ่งคดีส่วนใหญ่มีทุน
ทรัพย์สูง คดีทางปกครองอาจมีผลกระทบต่อการบริหารงานของมหาวิทยาลัย อาทิ คดีการสรรหาอธิการบดีของ
มหาวิทยาลัย และในขั้นตอนการดำเนินการแต่ละคดีมีระยะเวลาที่ถูกกำหนดโดยกฎหมายศาลหรืออัยการ
แต่ขณะเดียวกันวิธีการที่ใช้ในการควบคุมและกำกับดูแลการดำเนินการทางคดีจะใช้วิธีบันทึกข้อมูลคดีลงใน
โปรแกรม Microsoft Excel ทำให้มีความยุ่งยากในการเพิ่มเติมข้อมูล และเกิดความไม่ต่อเนื่องในการบันทึก
ข้อมูลความเคลื่อนไหวและความเป็นปัจจุบันของคดี และทำให้ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและทั่วถึง
ทั้งนี้ เฉพาะนิติกรที่เป็นเจ้าของสำนวนเท่านั้นที่จะทราบถึงความก้าวหน้าหรือความเคลื่อนไหวของคดีที่ตนเอง
รับผิดชอบ นิติกรที่ไม่ใช่เจ้าของสำนวนจะไม่สามารถทราบฐานข้อมูลคดีที่มีอยู่ในปัจจุบันได้ ทำให้
ขาดประสิทธิภาพในการควบคุมและกำกับดูแลข้อมูลคดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งการปรับปรุงข้อมูลความเคลื่อนไหว
ของคดีที่จะต้องบันทึกลงโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งในการปรับปรุงข้อมูลแต่ละครั้งจะต้องทำการพิมพ ์
เอกสารตารางบัญชีคุมออกมา และใช้การเวียนให้ปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมลงข้อมูลความเคลื่อนไหวในเอกสาร
แล้วจึงมาบันทึกลงโปรแกรม Microsoft Excel ขึ้นใหม่อีกครั้ง ซึ่งทำให้เกิดขั้นตอนในการปฏิบัติที่ซับซ้อน จึงมี
ความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดวางระบบสารสนเทศ ในการควบคุมและกำกับดูแลการดำเนินการทางคดีทุก
ประเภทให้ดำเนินไปด้วยความต่อเนื่อง และมีประสิทธิภาพสูงสุด อันเป็นการเพิ่มความสามารถในการเข้าถึง
แหล่งข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน
2. ปัญหามีขอบเขตหรือผลกระทบต่อผู้รับบริการ หรือต่อหน่วยงาน/ส่วนงาน/มหาวทยาลัย/สังคม/ประเทศ
ิ
ในระดับใด เช่น ระดับหน่วยงาน/ส่วนงาน/มหาวิทยาลัย ระดับภูมิภาค ระดับประเทศ เป็นต้น
ก่อนหน้าที่จะจัดทำระบบบัญชีคุมคดีความ สำนักงานกฎหมายไม่มีระบบการติดตามข้อมูลและความ
เคลื่อนไหวของคดีให้เป็นปัจจุบัน ประกอบกับนิติกรผู้รับผิดชอบคดีมีการเข้าออกอยู่บ่อยครั้ง จึงทำให้การ
ดำเนินงานของนิติกรผู้รับบริการขาดความต่อเนื่อง และเกิดความยุ่งยากในการปฏิบัติงานด้านงานคดี อันอาจ
ี่
ส่งผลให้เกิดความเสียหายต่อมหาวิทยาลัยในการใช้สิทธิฟ้องคดีหรือต่อสู้คดีในกรณีทถูกโต้แย้งสิทธิ
80
