Page 58 -
P. 58
้
ิ
ิ
ู
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ู
ุ
2. การดำเนินการ (วิธีการ/รูปแบบ/จุดเด่นของผลงาน)
สำนักงานบริหารทรัพย์สิน พัฒนาประสิทธิภาพของการทำงานด้วยการใช้ระบบออนไลน์ สำหรับการ
จัดเก็บข้อมูล การจัดทำเอกสาร และการส่งเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มช่องทางในการส่งเอกสารให้แก่
ผู้เช่าผ่านช่องทางอีเมลล์ เพื่อลดปริมาณการใช้กระดาษ อีกทั้งสามารถดูข้อมูลได้อย่าง Real Time โดยได้
ปรับปรุงพัฒนางานผ่านระบบริหารจัดการพื้นที่เช่า ฯ (SPACE) ในส่วนของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
(e–invoice), ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-receipt), การสร้างลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-signature),
ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ของเจ้าหน้าที่การเงิน รวมถึงการขออนุมัติรูปแบบใบเสร็จเป็นรูปแบบ
เดียวกับทางมหาวิทยาลัย
โดยเริ่มดำเนินการปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดส่งใบแจ้งหนี้ เมื่อเดือนตุลาคม 2564 จากเดิมจัดส่งใน
รูปแบบเอกสาร ปรับเปลี่ยนเป็นการจัดส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e–invoice) ทำให้เกิดความ
สะดวกรวดเร็วทั้งผู้ส่งและผู้รับ และพัฒนาปรับปรุงจวบจน พ.ศ.2567 (รวมระยะเวลา 3 ปี) ได้พัฒนา
ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e–receipt) และการลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในใบเสร็จรับเงิน
ผ่านระบบริหารจัดการพื้นที่เช่า ฯ (SPACE) ด้วยเช่นเดียวกัน เพื่อเป็นการลดปริมาณการใช้กระดาษจาก
ี
ใบเสร็จ พร้อมปรับเปลี่ยนการจัดส่งใบเสร็จให้ผู้เช่าเป็นการส่งผ่านอเมลล์ และลดการออกใบเสร็จซ้ำซ้อนผ่าน
ระบบ ERP ด้วยการนำสรุปข้อมูลรายงานจำนวนเงินรายได้ที่จัดเก็บประจำวันจากระบบบริหารจัดการพื้นที่เช่า
(SPACE) มาจัดทำใบเสร็จรับเงินในระบบ ERP จำนวน 1 ใบต่อ 1 วัน และนำส่งฝากคลังเป็นรายได้ของ
มหาวิทยาลัย ตามระเบียบเงินรายได้ พร้อมลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วย Digital Signature ของ
มหาวิทยาลัยในใบเสร็จรับเงิน ซึ่งได้รับการอนุมัติใช้งานจากดร.จงรัก วัชรินทร์รัตน์ อธิการบดี
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เมื่อวันที่ 24 มิถุนายน 2567 และใช้งานใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์กับผู้เช่าอาคารที่พก
ั
อาศัยบุคลากร ซอยพหลโยธิน 45 เป็นแห่งแรก
จุดเด่นของผลงาน
1) สามารถพิมพ์ใบแจ้งหนี้ในระบบ โดยระบบจะคำนวณค่าใช้จ่ายเฉพาะ เพื่อแจ้งหนี้แก่ลูกค้าแต่ละ
้
บุคคลอัตโนมัติ, รองรับการยกเลิกใบแจ้งหนี้กรณีบันทึกขอมูลผิดพลาดต้องการยกเลิกเอกสาร, รองรับการออก
จดหมายคิดค่าปรับ และรองรับการแก้ไขวันที่ในใบแจ้งหนี้พร้อมกันหลายใบ และสามารถออกรายงานใน
รูปแบบ PDF และ Excel File ได้
2) รองรับการออกใบเสร็จรับเงินในรูปตามที่มหาวิทยาลัยกำหนด และรองรับการบันทึกข้อมูลรายได้
ผ่านระบบ ERP โดยสามารถอ้างอิงเลขที่/เล่มที่ใบเสร็จของทางมหาวิทยาลัยได้ โดยนำข้อมูลสรุปรายงาน
จำนวนเงินรายได้ที่จัดเก็บประจำวันจากระบบ จัดทำใบเสร็จรับเงินในระบบ ERP จำนวน 1 ใบต่อ 1 วัน เพอ
ื่
นำส่งและรับรู้รายได้เข้าตามหมวดบัญชีในระบบ ERP ที่ถูกต้องตามระเบียบการจัดเก็บรายได้ของ
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
3) ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ Cloud ของสำนักบริการคอมพิวเตอร์มหาวิทยาลัย
เกษตรศาสตร์ และ External Hard disk ของหน่วยงาน
52
