Page 83 -

คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ู
้
ุ
ิ
ิ
ู
ระบบบร�หารจัดการการลงทะเบียนฝกซอม
และเขารับพระราชทานปร�ญญาบัตร
Management system for registration
of rehearsals and graduation certificates

บทคัดยอ

การตรวจสอบจำนวนบัณฑิตที่เขาฝกซอมและเขารับพระราชทานปริญญาบัตรเปนภารกิจที่มีความสำคัญ
อยางมาก ซึ่งจะตองรายงานจำนวนใหกับสวนกลางของมหาวิทยาลัยใหทันกำหนดเวลา และมีความถูกตอง รวมถึงการ
ขีดฆารายชื่อบัณฑิตที่ไมเขารับพระราชทานปริญญาบัตร หรือขาดการมาฝกซอม ในแตละปการศึกษา คณะสังคมศาสตร

มีจำนวนบัณฑิตที่จบการศึกษาทั้งในระดับปริญญาตรี โท และเอกไมนอยกวา 800 คน จึงจำเปนตองใชบุคลากรของ
คณะไมนอยกวา 30 คน ในการบริหารจัดการ การลงทะเบียนฝกซอมและสรุปจำนวนบัณฑิต ที่ผานมาตองใชเวลามาก

ในการปฏิบัติงานโดยเฉพาะอยางยิ่งในวันฝกซอม ซึ่งเปนการฝกซอมยอยของมหาวิทยาลัยที่มีการแยกหองซอมยอยราย
สาขาวิชารวมแลวไมนอยกวา 10 หอง สงผลใหการสรุปจำนวนบัณฑิตทำไดอยางยากลำบาก ดังนั้น คณะสังคมศาสตร
จึงไดพัฒนาระบบบริหารจัดการการลงทะเบียนฝกซอมและเขารับพระราชทานปริญญาบัตรขึ้นโดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศ

มาเปนเครื่องมือหลัก ไดแก ระบบฐานขอมูลบน web application และระบบ LINE OA และไดใชจริง
ในงานรับพระราชทานปริญญาบัตรประจำปการศึกษา 2562 และประจำปการศึกษา 2563 ที่ผานมา โดยมีเปาหมายที่

สำคัญเพื่อลดขั้นตอน ลดระยะเวลาลดจำนวนคนที่มาปฏิบัติงาน และลดการใชกระดาษที่เกิดขึ้นระหวางการปฏิบัติงาน

บทนำ

การตรวจสอบจำนวนบัณฑิตที่เขาฝกซอมและเขารับพระราชทานปริญญาบัตรเปนภารกิจที่มีความสำคัญ
อยางมาก ซึ่งจะตองรายงานจำนวนใหกับสวนกลางของมหาวิทยาลัยใหทันกำหนดเวลา และมีความถูกตอง

คณะสังคมศาสตรมีจำนวนบัณฑิตที่จบการศึกษาทั้งในระดับปริญญาตรี โท และเอกไมนอยกวา 800 คน ดังนั้น จึงเปน
ภารกิจที่มีความสำคัญอยางมากซึ่งตองใชบุคลากรของคณะจำนวนมากเขาดำเนินการ ทั้งนี้ ในชวงหลายปกอนหนา
กรรมการฝายฝกซอมและรายงานจำนวนบัณฑิตของคณะสังคมศาสตรไมนอยกวา 30 คน ซึ่งมีขอบเขต หนาที่

ความรับผิดชอบ ในการตรวจเช็คชื่อบัณฑิต สรุปจำนวนบัณฑิตที่ขาดซอมหรือไมเขารับพระราชปริญญาบัตร และเขียน
วัตถุประสงค
รายงานรายชื่อบัณฑิตที่ไมเขารวม หนาที่ที่สำคัญอีกหนึ่งอยาง คือ การขีดฆารายชื่อบัณฑิตในเอกสารรายชื่อบัณฑิตที่

เขารับพระราชทานปริญญาบัตรซึ่งใชเวลาอยางมาก โดยเฉพาะในปที่มีบัณฑิตไมเขารับพระราชทานปริญญาบัตร
จำนวนมาก เชน ในปการศึกษา 2562 มีบัณฑิตที่ไมเขารับพระราชทานปริญญาบัตรมากถึง 262 คน จากนั้น กรรมการ
ฝายฝกซอมและรายงานจำนวนบัณฑิตของคณะจะตองสงรายงานทั้งหมดตอสวนกลางของมหาวิทยาลัยใหทันกำหนด

เวลา สถานภาพการปฏิบัติงานเดิมสรุปไดวามีการใชบุคลากรและเวลาจำนวนมากในการปฏิบัติงาน
ทั้งนี้ เพื่อใหการบริหารจัดการการลงทะเบียนฝกซอมและเขารับพระราชทานปริญญาบัตรมีประสิทธิภาพ

และเปนตนแบบใหกับการดำเนินงานของสวนงานอื่นๆ จึงไดออกแบบและพัฒนาระบบ โดยเนนการลดตนทุนการ
บริหารจัดการดานจำนวนคน ระยะเวลา และลดการใชกระดาษ อำนวยความสะดวกใหกับกรรมการที่ทำหนาที่รายงาน
จำนวนบัณฑิตตอสวนกลางมหาวิทยาลัย โดยลดทั้งขั้นตอนและระยะเวลาในการสรุปจำนวนบัณฑิตทั้งหมดที่มา

ลงทะเบียน จำนวนบัณฑิตที่ขาด รายชื่อและหมายเลขบัณฑิตที่ขาด ทั้งนี้ ระบบไดสราง template และออกรายงาน
แบบอัตโนมัติสำหรับสรุปยอดบัณฑิต และสำหรับการขานชื่อบัณฑิต นอกจากนี้ ยังมีสวนของการสแกนบัตรประจำตัว

บัณฑิตดวย qr-code ผาน LINE-OA ซึ่งทำใหการตรวจสอบยอดบัณฑิตทำไดอยางรวดเร็วผานอุปกรณโทรศัพทเคลื่อนที่

83