Page 120 -
P. 120
ิ
ิ
้
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ู
ู
ุ
ข้อคำถาม
3. การตอบคำถามของเจ้าหนาที่ เจ้าหน้าที่เป็นผู้ตอบคำถาม ลดการตอบคำถามของเจ้าหนาที่ ผู้ขอ
้
้
ั
ทั้ง 2 หน่วยงานที่ผู้ขออนุมติมัก อนุมัติสามารถติดตามเรื่องได้เอง และ
้
สอบถามเขามาเป็นประจำ เชน เตรียมเอกสารประกอบการอนุมัติได้
่
การตามเรือง เอกสาร ถูกต้องจากการศกษาข้อมลมาก่อน
ู
ึ
่
ประกอบการอนมัติ
ุ
ิ
4. การประสานงานติดตามเรื่อง เจ้าหน้าที่โทรสอบถาม ติดตาม เข้าดูข้อมูลการดำเนนงานอนุมัตของ
ิ
ั
ระหว่างหนวยงาน เรื่องระหว่างกน ทั้ง 2 หน่วยงานในระบบ (ลดเวลาใน
่
การติดตามเรื่อง)
5. มีกระบวนการที่แสดงถึงการยึดผู้รับบริการเป็นศูนย์กลางอย่างไร
จากแนวคิดในการพฒนาระบบ ที่ต้องการให้ผู้เกี่ยวข้องกับกระบวนการเก็บข้อมูลทุกฝ่ายได้รับประโยชน์
ั
เป็นการเพิ่มภาระงานให้น้อยที่สุด ไม่ใช่เพียงกองวิเทศสัมพันธ์ได้ประโยชน์เพียงฝ่ายเดียว ดังนี้
1) ผู้ที่ต้องการใช้ข้อมูล ได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน จากการรวมศูนย์ข้อมูล สามารถนำไปใช้ในการ
กำหนดแนวทางการดำเนินงานด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หน่วยงานที่เป็นเจ้าของข้อมูลมีการแชร์ข้อมูล
ระหว่างกัน เพื่อประโยชน์ในวงกว้าง
2) อำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานให้กับเจ้าหน้าที่ สามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ลดภาระ
การจัดเก็บข้อมูลและการตอบคำถามที่ผู้รับบริการมักสอบถามเขามาเป็นประจำ ลดการเสียเวลาจากประสานงาน
้
ติดตามเรื่องระหว่างหน่วยงาน
3) ผู้ที่ขออนุมัติเดินทางได้รับบริการที่ดีขึ้น ติดตามเรื่องได้อย่างรวดเร็ว อำนวยความสะดวกในการจัดทำ
บันทึกข้อความการขออนุติเดินทางฯ และบันทึกข้อความรายงานตัวกลับฯ ลดการเสียเวลากรณีการส่งเอกสารขอ
อนุมติเดินทางฯผิดหน่วยงาน การแนบเอกสารไม่ครบถ้วนหรือผิดประเภท และช่วยจัดเก็บเอกสารการขออนุมัติ
เพื่อป้องกันหากเกิดกรณีบันทึกข้อความขออนุมัติฯ สูญหาย
จึงนำมาสู่กระบวนการพัฒนาระบบที่มีกระบวนการที่แสดงถึงการยึดผู้รับบริการเป็นศูนย์กลาง ดังที่แจ้ง
ไปในส่วนของการเปรียบเทียบรูปแบบการให้บริการใน ข้อ 4. มีการนำผลงาน ไปสู่การปฏิบัติอย่างไร
นอกจากนี้ยังได้มีบริการเพิ่มเติม
แสดงข้อมูลการจัดทำ MOU ระหว่างมก.กับสถาบันต่างประเทศที่บุคลากรและนิสิตเดินทางไปร่วม
ื่
กิจกรรม (จากฐานข้อมูลของกองวิเทศสัมพันธ์) ให้แสดงในบันทึกข้อความการขออนุมัติเดินทางฯจากระบบ เพอ
เป็นข้อมูลประกอบการสร้างความร่วมมือ เพิ่มประสิทธิภาพในการไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศ
การสอบถามความต้องการในการขอหนังสือเดินทางราชการในบันทึกข้อความขออนุมัติ เพื่อลดขั้นตอน
ให้ที่เจ้าหน้ากองทรัพยากรมนุษย์จะต้องโทรไปสอบถามผู้ขออนุมัติหลังจากที่เรื่องได้รับการอนุมัติฯแล้ว
มีช่องทางในการรับแจ้งปัญหาการใช้งานระบบ ทั้งทางโทรศัพท์ อีเมล และไลน์ จากผู้รับบริการ และ
ดำเนินการแก้ไขให้ทุกครั้งที่พบปัญหา
มีการสอบถามความพึงใจและข้อเสนอแนะในการพัฒนาระบบ จากผู้ขออนุมัติเดินทางฯและเจ้าหน้าที่
ของทั้งสองหน่วยงาน
114
