Page 116 -

ิ
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ู
ุ
้
ิ
ู

ข้อคำถาม

ั
ทั้งการขออนุมัติโครงการ อนุมัติบุคลาการ และอนุมัตินิสิต โดยมีแนวคิดที่ว่าผู้เกี่ยวข้องกบกระบวนการเก็บข้อมูล
ทุกฝ่ายต้องได้รับประโยชน์ ไม่ใช่แค่เพียงกองวิเทศสัมพันธ์ฝ่ายเดียว ดังนี้

1) ผู้ที่ต้องการใช้ข้อมูล ได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน จากการรวมศูนย์ข้อมูล สามารถนำไปใช้ในการ

กำหนดแนวทางการดำเนินงานด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หน่วยงานที่เป็นเจ้าของข้อมูลมีการแชร์ข้อมูล
ระหว่างกัน เพื่อประโยชน์ในวงกว้าง

2) อำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานให้กับเจ้าหน้าที่ สามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ลดภาระ

การจัดเก็บข้อมูลและการตอบคำถามที่ผู้รับบริการมักสอบถามเขามาเป็นประจำ ลดการเสียเวลาจากประสานงาน
้
ติดตามเรื่องระหว่างหน่วยงาน

3) ผู้ที่ขออนุมัติเดินทางได้รับบริการที่ดีขึ้น ติดตามเรื่องได้อย่างรวดเร็ว ข้อเสีย อำนวยความสะดวกใน
การจัดทำบันทึกข้อความการขออนุติเดินทางฯ และบันทึกข้อความรายงานตัวกลับฯ ลดการเสียเวลากรณีการส่ง

เอกสารขออนุมติเดินทางฯผิดหน่วยงาน การแนบเอกสารไม่ครบถ้วนหรือผิดประเภท และช่วยจัดเก็บเอกสารการ

ขออนุมัติ เพื่อป้องกันหากเกิดกรณีบันทึกข้อความขออนุมัติฯสูญหาย
4. มีการนำผลงาน ไปสู่การปฏิบัติอย่างไร

1. กองวิเทศสัมพันธ์ได้การประชุมร่วมกับกองทรัพยากรมนุษย์ เพื่อหารือ สอบถามความต้องการใน
การพัฒนาระบบขออนุมัติเดินทางไปปฏิบัติงาน ณ ต่างประเทศ เพื่อให้ทั้งสองหน่วยงานใช้ร่วมกัน เมื่อทั้ง

2 ฝ่ายเห็นชอบแล้ว

2. กองวิเทศสัมพันธ์ จึงศึกษาขั้นตอนการทำงาน และรวบรวมความต้องการจากเจ้าหน้าที่ทั้งสอง
หน่วยงาน ออกแบบการทำงาน เขียน work flow ในภาพรวม จากนั้นจึงส่งข้อมูลให้บริษัทที่รับพัฒนาระบบ

ื่
ซึ่งระบบนี้เป็นหนึ่งในโครงการพฒนาระบบสารสนเทศเพองานวิเทศสัมพนธ์
ั
ั
3. ในการพฒนาระบบ ได้รับความร่วมมือจากหลายภาคส่วน ประกอบด้วย
ั
- กองวิเทศสัมพันธ์ กำหนด work flow ออกแบบการใช้งานระบบ และให้เชื่อมฐานข้อมูลการทำ
MOU และฐานข้อมูลสถาบันต่างประเทศ

- กองทรัพยากรมนุษย์ กำหนด work flow ออกแบบการใช้งานระบบ และให้เชื่อมต่อฐานข้อมูล
บุคคล

- สำนักบริการคอมพิวเตอร์ เปิดให้ใช้ระบบการยืนยันตัวบุคคลผ่านการ log in Nontri Account
และทำการเชื่อมต่อฐานข้อมูลนิสิตจากสำนักบริหารการศึกษา

- สำนักบริหารการศึกษา ให้เชื่อมต่อฐานข้อมูลนิสิต

- บริษัท Biz Potential ที่รับจ้างพฒนาระบบ
ั
4. เมื่อตรวจแก้ ทดสอบระบบให้พร้อมใช้งาน

5. ปลายปี 2562 ทำหนังสือถึงทุกส่วนงานให้ส่งบุคลากรเข้ารับการอบรมการใช้งานระบบขออนุติ
เดินทาง กำหนดเป็นช่วงนำร่องในการใช้งานระบบระยะเวลา 3 เดือน จากนั้นปรับแก้จากปัญหาที่พบ และเปิดใช้

110