Page 115 -
P. 115
ิ
ิ
ุ
ู
้
ู
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ข้อคำถาม
3) ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพการให้บริการ โดยมีการโทรสอบถามเพื่อติดตามผลการอนุมัติจาก
เจ้าหน้าที่กองวิเทศสัมพันธ์บ่อยครั้ง ซึ่งเจ้าหน้าที่ต้องใช้ระยะเวลาในการค้นหาเอกสารค่อนข้างนาน หรืออาจ
ต้องให้ผู้สอบถามโทรไปสอบถามเจ้าหน้าที่กองทรัพยากรมนุษย์อกต่อหนึ่ง เนื่องจากเจ้าหน้าที่กองวิเทศสัมพนธ์ไม่
ี
ั
สามารถตอบข้อมูลแทนเจ้าหน้าที่กองทรัพยากรมนุษย์ได้ ทั้งนี้ เนื่องมาจากกระบวนการอนุมัติเดินทางมีการขอ
อนุมัติหลายประเภท และมีการขออนุมัติบางประเภทที่ต้องผ่านทั้งสองหน่วยงาน ได้แก่ การขออนุมัติโครงการ
การกลั่นกรองให้ความเห็นชอบโครงการผู้รับผิดชอบคือกองวิเทศสัมพันธ์ จากนั้นส่งเรื่องไปอนุมัติโครงการที่กอง
ทรัพยากรมนุษย์ การอนุมัติบุคลากร ผู้รับผิดชอบคือ กองทรัพยากรมนุษย์ และการขออนุมัตินิสิต ผู้รับผิดชอบคือ
กองวิเทศสัมพันธ์
ตัวอย่าง เช่น กรณีนิสิตเดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศภายใต้โครงการที่คณะเป็นผู้จัด
คณะต้องยื่นเรื่องขออนุมัติเดินทางฯ 3 เรื่อง คือ ขออนุมัติโครงการ ขออนุมัติบุคลากร (กรณีที่มีอาจารย์/
เจ้าหน้าที่เดินทางไปกับนิสิต) และขออนุมัตินิสิต
ทั้งนี้ จะต้องได้รับการอนุมัติให้ดำเนินโครงการก่อน จึงจะขออนุมัติบุคลากรและนิสิตได้ ดังนั้น จะเห็นได้
ว่าในขั้นตอนการดำเนินงานค่อนข้างซับซ้อน และมีความเกี่ยวข้องกันระหว่างหลายหน่วยงาน
4.) การนำข้อมูลการไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของบุคลากร และนิสิตไปใช้ประโยชน์ทำได้
ยาก เนื่องจากรูปแบบ หรือ field ในการเก็บข้อมูลของทั้งสองหน่วยงานต่างกัน เป็นไปตามการความต้องการใช้
ข้อมูลของหน่วยงานนั้น ๆ ทำให้ข้อมูลไม่มีความเป็นเอกภาพ
2. ปัญหามีขอบเขตหรือผลกระทบต่อผู้รับบริการ หรือต่อหน่วยงาน/ส่วนงาน/มหาวิทยาลัย
กองวิเทศสัมพันธ์ และส่วนงานที่ต้องรายงานข้อมูลจำนวน outbound students จำนวน 37 คณะ
เจ้าหน้าที่ทำหน้าที่ในการอนุมัติการไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของนิสิต บุคลากรจากกองวิเทศ
สัมพันธ์ และกองทรัพยากรมนุษย์
นิสิต และบุคลากรทั้งหมดของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ประกอบด้วยบุคลากร 9,876 คน และนิสิต
68,676 คน
ส่วนงาน ผู้บริหาร บุคลากร และนิสิตของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ที่ต้องการใช้ประโยชน์ข้อมูลการ
เดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศ
มิติที่ 2 แนวทางการแก้ไขปัญหาและการนำไปปฏิบัติ
3. มีหลักการและแนวคิดที่ใช้ในการออกแบบพัฒนาผลงานอย่างไร
จากปัญหาการรวบรวมข้อมูล Outbound students ทำได้ยาก ข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่มีความเป็น
เอกภาพ และมีความต้องการพัฒนาประสิทธิภาพการให้บริการ กองวิเทศสัมพันธ์จึงมีแนวคิดในการพัฒนาระบบ
้
จัดเก็บข้อมูลการทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศแบบรวมศูนย์ ให้ครอบคลุมการเก็บขอมูลทั้งบุคลากรและ
นิสิต (outbound student และ outbound staff) เนื่องจากอยู่ในขั้นตอนการทำงาน(work flow)เดียวกัน
ดังนั้นจึงได้หารือร่วมกับกองทรัพยากรมนุษย์ในการพัฒนาระบบการจัดเก็บข้อมูลร่วมกัน โดยมุ่งหวังให้ระบบการ
ขออนุมัติเดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศ เป็นช่องทางในการขออนุมัติเดินทางทุกรูปแบบ
109
