Page 114 -
P. 114
้
ิ
คลังความรดจทัลและฐานข้อมลจดหมายเหต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร ์
ู
ุ
ู
ิ
รางวัลดีเยี่ยม
กระบวนการใหม่ ประเภทนวัตกรรมบริการ
ข้อคำถาม
มิติที่ 1 การวิเคราะห์ปัญหา
1. สภาพปัญหา ที่มา และสาเหตุของปัญหาเป็นอย่างไร
เมื่อมีความต้องการข้อมูลการไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของนิสิตและบุคลากร
(Outbound Students และOutbound Staff) เพื่อใช้ประโยชน์ในกิจการต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย อาทิ การ
รายงานตามตัวชี้วัดการจัดอันดับมหาวิทยาลัยโลก (Ranking, Rating) การรายงานตามตัวชี้วัดยุทธศาสตร์ของ
มหาวิทยาลัย การใช้ข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารในการกำหนดแนวทางการดำเนินงาน การจัดทำ
สื่อประชาสัมพันธ์ และอื่น ๆ หน่วยงานที่ต้องการใช้ข้อมูลจะต้องเวียนขอข้อมูลการไปทำกิจกรรมทางวิชาการใน
ต่างประเทศของบุคลากรและนิสิต ไปยังส่วนงานต่าง ๆ ตามความต้องการใช้ข้อมูล จากการปฏิบัติงานของกอง
วิเทศสัมพันธ์พบว่า การรวบรวมข้อมลกิจกรรมทางวชาการในต่างประเทศของนิสิต (outbound students)
ิ
ู
นั้นประสบปัญหาข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่มีความเป็นเอกภาพ ไม่มีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน และการรายงานไม่เป็น
ระบบ จึงมีความต้องการพัฒนากระบวนงาน และประสิทธิภาพการให้บริการ โดยมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับ
ภารกิจนี้สองหน่วยงานได้แก่ กองวิเทศสัมพันธ์ และกองทรัพยากรมนุษย์ที่ทำหน้าในการกลั่นกรองเสนอผู้มี
อำนาจอนุมัติการเดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของนิสิต และบุคลากร
รายละเอียดของปัญหา มีดังนี้
1) ข้อมูลไม่รวมศูนย์ เนื่องจากมหาวิทยาลัยไม่มีข้อบังคับหรือแนวปฏิบัติในกรณีผู้มีสถานภาพนิสิต
เดินทางไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศให้ต้องขออนุมัติการเดินทางจากหน่วยงานกลางของ
มหาวิทยาลัยโดยอธิการบดีมอบอำนาจการอนุมัติ ดังนั้นบางส่วนงานผู้บริหารส่วนงานจะเป็นผู้อนุมัติการเดินทาง
่
ู
ไปทำกิจกรรมทางวิชาการในต่างประเทศของนิสิตเอง ข้อมูลจึงไมมารวมศนย์ที่กองวิเทศสัมพันธ์ การนำข้อมูลไป
ใช้วิเคราะห์ หรือกำหนดแนวทางดำเนินงานด้านต่างประเทศจึงไม่สามารถสะท้อนสถานะที่เป็นจริงได้
2) การบันทึกข้อมูลทำได้ล่าช้า และมีโอกาสผิดพลาดสูง ในการบันทึกข้อมูลการไปทำกิจกรรมทาง
วิชาการในต่างประเทศของนิสิตในขณะนั้น เจ้าหน้าที่กองวิเทศสัมพันธ์จะทำการบันทึกข้อมูลลงในไฟล์ excel ซึ่ง
ต้องใช้เวลาในการบันทึกมาก เนื่องจากข้อมูลมีรายละเอียดจำนวนมาก และมีโอกาสที่จะบันทึกข้อมูลผิดพลาด
เช่น ชื่อนิสิต ลักษณะกิจกรรม ชื่อสถาบันการศึกษาต่างประเทศ ชื่อประเทศ เป็นต้น
108
